Einstellungen in Outlook®

Der Kontaktordner muss als Adressbuch frei geschaltet sein. Zur Freischaltung der Anzeige, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Starten Sie Microsoft Outlook®

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontaktordner

  3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Eigenschaften

  4. das Häkchen vor "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen" muss gesetzt sein!

Abbildung 18: Eigenschaften des Kontaktordners in Outlook®

Abbildung 18: Eigenschaften des Kontaktordners in Outlook®

  1. Unter "Name des Adressbuchs:" können Sie einen individuellen Namen vergeben, unter dem Sie diesen Kontaktordner aus Word® heraus identifizieren wollen. In Abbildung 12 ist dieser Name im Feld rechts oben (Auswahl des Kontaktordners) sichtbar.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" um Ihre Einstellungen zu übernehmen.

Diese Einstellungen können Sie ebenfalls mit beliebigen anderen Kontakteordnern vornehmen oder mit Öffentlichen Kontaktordnern (Öffentlichen Kontaktordner erlauben ggf. einen unternehmensweiten Zugriff auf Kontakte, allerdings nur, wenn MS Outlook® in einer Arbeitsgruppenumgebung mit einem MS Exchange Server genutzt wird). Mehr Informationen dazu finden Sie in Ihrer MS Outlook®-Hilfe.

 

Drei Möglichkeiten zur Nutzung von Outlook-Kontakt-Ordnern als zentrale Datenbank im Unternehmen

1. Einsatz eines MS Exchange Servers

Erstellen Sie eine öffentlichen Kontaktordner, vergeben Sie die entsprechenden Berechtigungen für die User und Speichern Sie die Kontakte in diesem Ordner. Nähere Informationen erfahren Sie von Ihrem (MS Exchange-) Administrator. Diese Lösung ist die Proffessionellste aber auch kostenintensivste für Unternehmen mit mehreren Usern

2. Veröffentlichen des Kontaktordners als Netzwerkordner (nur bis MS Office 2000)

Netzwerkordner können zur Freigabe von Nachrichten, Kalendern, Aufgaben oder Kontakten verwendet werden.

Geben Sie einen Kontaktordner als Teamordner frei und gewähren Sie allen Teammitgliedern entsprechende Berechtigungen auf diesen Ordner. Die Elemente z.B. Kontakte oder Termine werden dann per Mail an die Empfänger übertragen und in deren Teamordner abgelegt, der als zusätzlicher Ordner (vergleichbar einem "Öffentlichen Ordner" unter Exchange) angezeigt wird. Dies ist eine günstige Lösung für Unternehmen die die Kosten für eine Exchageserver scheuen. Leider funktioniert diese Möglichkeit nicht unter MS Office XP.

Zur Installation steht ein einfach zu bedienender Assistent zur Verfügung. Weiter Informationen finden Sie in Ihrer MS Outlook-Online-Hilfe unter den Stichpunkten "Info über Netzwerkordner" und "Veröffentlichen eines Netzwerkordners“.

3. Erwerben Sie "OLfolders", eine spezielle (und kostengünstige) Software die Teamordner unter MS Office XP ermöglicht

OLfolders – Das Original für Outlook Netzwerke ermöglicht von 2 Anwendern aufwärts gleichzeitig den gemeinsamen Zugriff auf alle Daten in Outlook in Echtzeit und zwar ohne dass ein aufwändiger Netzwerkserver installiert sein muss.

OLfolders ist eine einfach zu verwaltende IT-Groupwarelösung, die das Outlook Ihrer Mitarbeiter ohne einen Microsoft Exchange oder Lotus Notes/Domino® Server netzwerkfähig macht und damit erfolgreich wichtiges Wissen verbindet.

Mit OLWorkgroupServer können zum Beispiel: