Eigene Vorlage durch Ändern der mitgelieferten Vorlagen erstellen

Mit der Installation wurden Ihnen 5 Word-Vorlagen in Ihren Vorlagenordner kopiert.. Wo sich Ihr Vorlagenordner befindet, können Sie in der Readme.txt herausfinden oder wenn Sie in Word® die Tastenkombination <Alt> + <S> eingeben (Sofern das Vorlagensystem installiert ist, sollten Sie die Dialogbox sehen!). Die Taste <S> steht dabei für Settings (zu deutsch "Einstellungen").

Im Folgenden werden Ihnen die mitgelieferten Vorlagen kurz charakterisiert.

Vorlage Beschreibung
Brief_zvlg.dot

Beispiel einer Brief- bzw. Fax-Vorlage. Enthalten:

  • Typische Textmarken zur Erstellung eines Briefs bzw. Faxes
  • Das Modul (Makro) AutoNew
    • zum Aufruf der Dialogbox mit der Verknüpfung zu den Outlook-Kontaktordnern und
    • zum Einfügen der Unterschrift

Diese Vorlagen können individuell angepasst werden.
(Die Brief-Vorlage ist gem. DIN 5008 erstellt.)

Hinweis:
Die Fax_zvlg.dot ist ein Formular! Zur Bearbeitung von Formularen müssen diese entsperrt werden. Nach dem Entsperren können Sie ein Formular wie ein "normales" Word-Dokument bearbeiten. Wie Sie ein Formular enstsperren lesen Sie hier.
Fax_zvlg.dot
Brief_zvlg_Textmarkentest.dot

Testvorlagen. Sie sind ein nützliches Hilfsmittel beim Erstellen eigener Vorlagen und enthalten:

  • Alle Textmarken zur Erstellung eines Briefs bzw. Faxes
  • Das Modul (Makro) AutoNew
    • zum Aufruf der Dialogbox mit der Verknüpfung zu den Outlook-Kontaktordnern und
    • zum Einfügen der Unterschrif
Fax_zvlg_Textmarkentest.dot
Unterschrift_zvlg.dot

Beispiel einer Berichtsvorlage. Enthält:

  • Die Textmarke "Unterschrift"
  • Das Modul (Makro) AutoNew
    nur zum Einfügen der Unterschrift ohne eine Dialogbox zu öffnen

Diese Vorlage kann individuell angepasst werden.

Abbildung 26: Die 5 mitgelieferten Vorlagen

Um eine Überblick zur Erstellung einer Vorlage zu erhalten können Sie sich auch das folgende Video herunterladen.

Sollten Sie es vorziehen, Ihre Vorlagen durch und anpassen zu lassen, klicken Sie bitte hier.

Vorlage zur Bearbeitung öffnen

Möglichkeit 1

Sie suchen die Vorlage im MS Explorer. Um eine Vorlage zu bearbeiten, dürfen Sie im MS Explorer nicht einfach auf die entsprechende Vorlage doppelklicken. Dies würde ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlage erzeugen. Sie müssen die Vorlage im Explorer mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend klicken Sie mit der linken Maustaste im Kontextmenü auf "Öffnen".

Möglichkeit 2:

Alternativ können Sie natürlich über den Menübefehl in Word® "Datei" "Vorlagen" (bzw. "Neu ...") Ihren Vorlagenordner öffnen. Wichtig ist, dass Sie, wenn Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, die Optionsschaltfläche "Vorlage" aktivieren und anschließend auf "OK" klicken.

Abbildung 27: Vorlagen in Word®

Die sich nun öffnende Dialogbox zur Adresseeingabe schließen Sie einfach, indem Sie auf "Abrechen" klicken.

Hinweis:
Die Fax_zvlg.dot ist ein Formular! Zur Bearbeitung von Formularen müssen diese entsperrt werden. Nach dem Entsperren können Sie ein Formular wie ein normales Word-Dokument bearbeiten. Zum enstsperren gehen Sie bitte wie folgt vor.
Öffnen Sie bitte die Vorlage "Fax_zvlg.dot" wie unter "Vorlagen anpassen" beschrieben. Nun blenden Sie sich (falls noch nicht erfolgt) die Symbolleiste "Formular" ein. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Symbol in Ihrer Symbolleiste und anschließend klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf die Symbolleiste "Formular". Die Symbolleiste ist nun in Ihrem Word sichtbar und enthält als Symbol ganz rechts das Symbol "Formular schützen" (abgebildet ist ein Vorhängeschloss).
Klicken Sie bitte auf diese Schloss. Damit ist das Formular entsperrt und kann wie jedes Word-Dokument bearbeitet werden. Möchten Sie Ihre Fax-Vorlage wieder als Formular speichern, lesen Sie bitte die Information zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen finden Sie in Ihrer Word-Hilfe. Formulare lassen (u.a.!) Optionsschaltflächen zu, so dass Sie Felder (wie z.B. "Zum Verbleib" oder "Dringend") durch einfaches Klicken aktivieren können.

Nun fügen Sie die Tetxtmarken ein, wie unter "Textmarken als Platzhalter für die Adresse" beschrieben.