Benutzer

Falls Sie auf Ihrer Rechnung einen Benutzername erhalten haben, geben Sie bitte diesen in dieser Eigenschaft bei Wert ein. Um Tippfehler zu vermeiden kopieren Sie ihn am besten aus der Mail (wie in dieser auch beschrieben) und achten Sie darauf, dass keine Leerzeichen enthalten sind.

MS Word® und MS Outlook® muss geschlossen sein!

Geben Sie hier bitte den mit der Rechnung erhaltenen Lizenzcode unter Wert ein. Um Tippfehler zu vermeiden kopieren Sie ihn am besten aus der Mail (wie in dieser auch beschrieben) und achten Sie darauf, dass keine Leerzeichen enthalten sind.

MS Word® und MS Outlook® muss geschlossen sein!

Speichern

Diese Eigenschaft kann auf "Ja" oder "Nein" gestellt werden. "Ja" ist dabei der Standardwert.

Ist für "Speichern" der Wert "Ja" gestellt, ist das Kontrollfeld "Speichern" (vgl. Abb. 13 Punkt "8")auf der Brief- und Fax-Dialogbox als aktiv vorbelegt. Damit wird unmittelbar nach einem Klick auf die Schaltfläche "OK" zum Speichen des Briefes/Faxes aufgefordert und ein Dateiname vorgeschlagen entsprechend der Konvention vorgeschlagen. Diese Eigenschaft schafft unter Umständen in Unternehmen ein einheitliches Dateinamensystem, so dass auch bei Krankheit von Mitarbeitern oder einer hohen Mitarbeiterfluktuation Dateien der Kollegen leicht gefunden werden. Wir empfehlen deshalb die Eigenschaft auf "Ja" zu belassen. In großen Unternehmen sind wir auf Anfrage auch gern bereit den vorgeschlagenen Dateinamen Ihren Wünschen entsprechend anzupassen.

StandardBefehle

Diese Eigenschaft kann auf "Ja" oder "Nein" gestellt werden. "Nein" ist dabei der Standardwert.

Ist für "StandardBefehle" der Wert "Nein" gesetzt, werden die Standardbefehle für Speichern und Drucken so verändert, dass zunächst nach noch vorhanden "???" gesucht werden. Ist der Wert auf "Ja" gesetz, werden die Microsoft Standardbefehle für "Speichern", "Speichern unter ..." und "Drucken" (Menübefehl) verwendet. Weitere Informationen zu diesem Thema erfahren Sie hier.

B_Dat_form

F_Dat_form

Die Eigenschaft "B_Dat_form" gibt das Standardformat des Datums in der Briefdialogbox und die Eigenschaft "F_Dat_form" das Format des Datums in der Faxdialogbox an.

Standardvorbelegung beider Eigenschaften ist der Wert "ddddd" und verwendet damit das Format "Datum, kurz", welches Sie in Ihren Ländereinstellungen der Systemsteuerung spezifiziert haben.

In Deutschland wäre aber auch das Format "dd/mm/yyyy" üblich und bedeutet:

• dd --> Tag des Monats zweistellig (Beispieldatum 1. Mai 2002 wäre dann --> 01)
• /   --> Standarddatumstrennzeichen aus Ihrem Gebietsschema der Systemsteuerung
• mm --> Monat zweistellig (Beispieldatum 1. Mai 2002 wäre dann --> 05)
• yyyy --> Jahr vierstellig (Beispieldatum 1. Mai 2002 wäre dann --> 2002)
• yy --> Jahr zweistellig (Beispieldatum 1. Mai 2002 wäre dann --> 02)

Die Formate der Uhrzeit werden im Standarddatum nicht berücksichtigt, und würden den Wert unter "hh:nn:ss" "00:00:00" liefern. Im Dropdown-Menü zum Datum wird allerdings ein Format mit Uhrzeit angeboten und kann entsprechend ausgewählt werden.

Weiter Informationen zur Syntax des Datums finden Sie in Ihrer Online-Hilfe zu VBA. Leider wird diese in der Standard-Office-Installation nicht mitinstallieret und muss ggf. nachinstalliert werden. Diese Hilfe rufen Sie auf, indem Sie aus MS Word den VisualBasic-Editor mit der Tastenkombination <Alt> + <F11> starten und dann die Taste <F1> drücken. Geben Sie dann im Suchfeld des Antwort-Assistenten (Registerkarte) der Hilfe "Benutzerdefinierte Datums- und Zeitformate (Format-Funktion)" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen"

Saveorder

Die Eigenschaft "Saveorder" bestimmt den vorgeschlagenen Dateinnamen.

Standardwert: DFNBI

Dabei stehen die Buchstaben für folgende Inhalte:

D --> Datum der Erstellung (Format YYYY-MM-DD)
F --> Firmenname
N --> Name des Ansprechpartners
B --> Betreff
U --> Name des Erstellers (Benutzerinitialien aus MS Word®)
I  --> Initialien des Erstellers
K --> Inhalt des Feldes KDNR
S --> Kategorien
Z --> Wert aus Ihr Zeichen

Wird einer oder werden mehrere der o.g. Buchstaben weggelassen, wird der vorgeschlagene Dateinamen um diesen Part gekürzt.

Diese Eigenschaft bestimmt wie die Dilagogbox "Vorlage auswählen" angeszeigt wird.

1 = Große Symbole

2 = Liste (Standard)

3 = Details

Manuell

Diese Eigenschaft kann auf "Ja" oder "Nein" gestellt werden und ist i.d.R. nur in Mehrbenutzerumgebungen interessant. "Nein" ist dabei der Standardwert.

Ist für "Manuell" der Wert "Ja" gestellt, können die u. g. Unterschrifts- und Hilfe-Ordner außerhalb des Installationsorts des Vorlagesystems liegen. Voraussetzung ist dann, dass die Pfade unter den Eigenschaften "Pfad_Hilfe" und "Pfad_Unt" korrekt eingegeben wurden sowie eine gültige Lizenz.

Ist der Wert für "Manuell" auf "Nein" gestellt, wird eine Information aus der Registry ausgelesen und mit den Werten für "Pfad_Hilfe" und "Pfad_Unt" ergänzt. Deshalb funktioniert das Aufrufen der Hilfe und das Einfügen der Unterschrift bei der Einstellung "Manuell" = "Nein" nur auf Rechnern auf denen das System mit Hilfe des Installationsprogrammes installiert wurde.

Sollten Sie überlegen die "zvlg_koerner.dot" aus dem Word-StartUp-Ordner über "Policies" im Netzwerk zu verteilen, muss der Wert für "Manuell" auf "Ja" gesetzt werden und die (dann für jeden User einheitlichen Pfade ggf. auf einem Server) Pfade zur Hilfe (in der Eigenschaft Pfad_Hilfe) und Unterschrift (in der Eigenschaft Pfad_Unt) absolut eingegeben werden.

Voraussetzungen für die richtige Funktionsfähigkeit wenn "Manuell" auf "Nein" geschaltet ist:

• Pfad_Hilfe muss den Wert \Hilfe haben (Auslieferungszustand)
• Pfad_Unt muss den Wert \Unterschrift haben (Auslieferungszustand)

Pfad_Hilfe

Pfad zur Hilfe

In der Testversion unter
[Installationspfad] \zvlg_koerner\Hilfe

Möchten Sie die Mitgelieferte Hilfe allen Benutzern in Ihrem Netzwerk zur Verfügung stellen, aber nur einmal physisch speichern, kopieren Sie den Hilfeordner an einen zentralen Speicherort und tragen Sie unter in der Eigenschaft "Pfad_Unt" den Pfad zu diesem zentralen Hilfeordner ein. Bitte beachten Sie, dass dieser Eintrag nicht mit einem "\" abschließen darf!

Bspl.: C:\Unterschrift

Voraussetzungen für die richtige Funktionsfähigkeit:

• Ihr Vorlagensystem ist lizenziert
• Die Dateieigenschaft "Manuell" hat den Wert "Ja"

Pfad_Unt

Pfad zur Unterschrift

Generell sollte die Unterschrift im "Home"-Laufwerk des Users liegen, da Sie dort vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist. Wenn Sie die Lizenzen für dieses System besitzen, haben Sie auch die Möglichkeit, die Pfadangabe zur Unterschrift selbst festzulegen.
Einzustellen im Modul zum zentralen Vorlagensystem.

In der Testversion unter
[Installationspfad] \zvlg_koerner\Unterschrift

Die Unterschriftsdatei unterliegt ferner einer Namenskonvention! Der Name der eingescannten Unterschrift muss lauten:
unterschrift_[Benutzerinitialien].tif

Die Benutzerinitialien sind dabei die o.g. und tatsächlich eingestellten Benutzerinitialien. So kann gewährleistet werden, dass sich mehrere gescannte Unterschriften im selben Ordner befinden und dennoch jeder angemeldete User seine Unterschrift eingefügt bekommt, falls die Textmarke Unterschrift im Dokument vorhanden ist bzw. wenn auf die Schaltfläche Unterschrift in der Symbolleiste bzw. im Menü "Einfügen" geklickt wird.

Voraussetzungen für die richtige Funktionsfähigkeit:

• Ihr Vorlagensystem ist lizenziert
• Die Dateieigenschaft "Manuell" hat den Wert "Ja"
• Unterschriftsdatei entspricht den Namenskonventionen

Fax Nummer ersetzen

Diese Eigenschaft kann auf "Ja" oder "Nein" gestellt werden. "Ja" ist dabei der Standardwert und kann auch wenn FRITZ!fax® nicht eingesetzt wird auf "Ja" stehen.

Wie schon in der Textmarkenübersicht erwähnt, liefert die Firma AVM in Ihrem Serienfaxmakro zu FRITZ!fax® (seit ca. Mitte 2001 bei der FRITZ!32 Software unter software\tools\) einen zweiten Makro mit. Dieser Makro durchsucht ein Dokument nach einer Faxnummern innerhalb bestimmter Textmarken. Findet der Makro diese Textmarke, wird ein Fax direkt an diese Faxnummer versendet. Leider gab es oft Probleme beim Versenden von Faxen innerhalb eines Landes, wenn die Faxnummer in einem internationalem Format wie z.B. "+49 (", eingeben wurde. Deshalb können Sie für nationale Faxe die Faxnummern (im Druck nicht sichtbar) in ein nationales Format ersetzen lassen.

Bspl.:
Sie wohnen in Deutschland und möchten ein Fax innerhalb Deutschlands versenden. Sollten Sie die Internationale Faxnummer "+49 (30) 1234" in Outlook gespeichert haben, wird diese Faxnummer unsichtbar ein zweites Mal als "(030) 12345" in eine von FRITZ!fax® erkennbare Textmarke gesetzt. Die angezeigte Faxnummer wird allerdings nicht geändert. Möchten Sie dagegen ein Fax von Deutschland nach Finnland an die Nummer "+358 (40) 12345" versenden, wird diese als "+358 (40) 12345" in die Textmarke geschrieben, wenn Sie für die Eigenschaft "Faxersatz" den Wert "+49 (" eingegeben haben.

Voraussetzungen für die richtige Funktionsfähigkeit:

• Der richtige Wert für die Eigenschaft "Faxersatz"

Faxersatz

Bitte geben Sie hier Ihre internationale Telefonlandkennung ein. Z.B "+49 (".
Das Leerzeichen zischen der "9" und "(" muss geschrieben werden, die Anführungszeichen sind nicht mit einzugeben!

Wozu dient diese Einstellung?

1. Im Kapitel Adresspflege wurde erwähnt, dass bei nationalen Briefen die Länderkennzeichnung wie z.B. "D", "Deutschland" oder "Germany" entfernt werden. Entsprechend der hier eingetragenen internationale Telefonlandkennung werden neben den Länderkennzeichnungen für Deutschland auch die von Österreich, der Schweiz und Italien entfernt. Ersetzt werden dabei die Internationale Abkürzung z.B. "CH", den Landesnamen in deutsch ausgeschrieben z.B. "Schweiz" und den Landesnamen in englisch ausgeschrieben z.B. "Switzerland".
   
   Beispiel:
   Sie schreiben einen Brief aus Deutschland an einen Empfänger in Deutschland. In der Anschrift dieses Briefes wäre ein Landskürzel wie "D", "Deutschland" oder "Germany" nicht üblich. Leider hat MS Outlook (insbesondere in älteren Versionen) ständig eine derartige Länderkennzeichnung automatisch dem Adresse im Kontaktformular angefügt.
   
   
2. Versenden Sie ein Fax mit internationaler Faxnummer, bei dem die internationale Faxkennungen (z.B. "+49 (" zwischen Versender und Empfänger gleich sind (bei nationalen Faxen), wird die Faxnummer unsichtbar in ein Textmarke im nationalen Format geschrieben um die in der Dateieigenschaft "Fax Nummer ersetzen" angesprochenen Probleme zu vermeiden.
   
   Voraussetzungen für die richtige Funktionsfähigkeit:
   Der Wert "Ja" für die Eigenschaft "Fax Nummer ersetzen"

Dat_kurz

Diese Eigenschaft kann auf "Ja" oder "Nein" gestellt werden. "Ja" ist dabei der Standardwert.
Mit dieser Eigenschaft können Sie aus Kompatibilitätsgründen zu Ihrem Fileserver die Länge des vorgeschlagenen Dateinamens begrenzen (vgl. auch Kapitel "Speichern")

Dabei gibt die Eigenschaft "Dat_kurz" lediglich an, ob der Dateiname reduziert wird. Die im folgenden genannten Eigenschaften "Firma_length","Name_length" und "Betreff_length" geben an wie lang der entsprechende Teil des Dateinamens sein darf.

Haben Sie die Eigenschaft "Dat_kurz" auf "Ja" eingestellt, wird :

• Wenn das Feld "Firma" der Adresse leer ist, wird im Dateinamen "k_Fa" vorgeschlagen und die nicht genutzten Anzahl möglicher Zeichen auf die Zeichenbegrenzung des Namen des Ansprechpartners addiert.
  Bspl.: Eigenschaft Firma_length hat den Wert 15, Name_length hat den Wert 10. Der Brief geht an eine Privatperson, so das das Feld "Firma" in der Adresse leer bleibt. Im Dateiname wird nun anstelle des Firmennamens "k_Fa" geschrieben und Sie haben nun 21 mögliche Zeichen für den Namen des Ansprechpartners.
• Wenn das Feld "Name" der Adresse leer ist, wird "k AP" (kein Ansprechpartner) anstelle des Namens eingefügt. Die nicht genutzten reservierten Zeichen des Namens können nun im Betreff genutzt werden.
• Wenn Sie keinen Betreff angeben, wird im Dateinamen "K_Betr" anstelle des Betreffs geschrieben.

Zur Gewährleistung einer sinnvollen Sortierung bzw. besseren Übersicht im Explorer haben wir uns entschieden statt leere Felder diese Ersatzeingaben "k_Fa", "k AP" und "K_Betr" im Dateinamen vorzuschlagen.

Firma_length
Name_length
Betreff_length

Diese Eigenschaften können jeweils eine Wert zwischen 0 und 255 annehmen* und gibt die jeweils die Länge für Firmennamen, den Namen des Ansprechpartners und den Betreff im vorgeschlagenen Dateinamen an. Dabei stehen zwischen Firmennamen und Namen des Ansprechpartners als auch zwischen Namen des Ansprechpartners und Betreff jeweils die unter der Eigenschaft "Trennzeichen" eingegebenen Zeichen. Demzufolge sind 6 Zeichen in der Länge des Dateinamens als Trennzeichen zu berücksichtigen.

Voraussetzungen für die richtige Funktionsfähigkeit wenn "Manuell" auf "Nein" geschaltet ist:

• Dat_kurz muss den Wert "Ja" haben

*) Sie können in den Dokumenteigenschaften zwar einen größeren Wert eingeben, dieser kann dann aber nicht ausgewertet werden, da im Modul die Variable zur Aufnahme diese Eigenschaft vom Typ "Byte" ist! Geben Sie eine Wert größer als 255 in einer der 3 Eigenschaften ein kommt beim nächsten Word-Start die Fehlermeldung "Laufzeitfehler: -6, Überlauf"! Bestätigen Sie in diesem Fall mit der Schaltfläche "Beenden", und setzen Sie die entsprechende Eigenschaft auf eine Wert der kleiner oder gleich 255 ist! Die Einstellung in der Eigenschaft "Dat_kurz" hat dabei keinen Einfuß auf die Fehlermeldung, da der Fehler beim Initialisieren und nicht bei der Auswertung auftritt.

Umlaute

Diese Eigenschaft kann auf "Ja" oder "Nein" gestellt werden. "Nein" ist dabei der Standardwert.
Wenn Sie den Wert auf "Ja" setzen werden alle Umlaute und bestimmte Sonderzeichen im vorgeschlagenen Dateinamen ersetzt. Aus "Ö" wird dann "Oe" und aus "@" wird "AT".

Ersetzt werden die folgenden Zeichen ö Ö ü Ü ä Ä ë ß á â ê ì í î ï ð ñ ò ó ô õ ø ù ú û ý þ @ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç È É Ê Ë.

Trennzeichen

Die Eigenschaft "Trennzeichen" gibt die Trennung zwischen Firmenname, Ansprechpartner, Betreff, Datum und Name des Erstellers im vorgeschlagenen Dateinamen und in den abgelegten Informationen in den Dateieigenschaften an.

Standard ist: Leerzeichen Bindestrich Leerzeichen
und besteht demzufolge aus 3 Zeichen, die in der Berechnung der Dateinamenlänge berücksichtigt werden müsssen!

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